Archivordner anlegen outlook 2013

Die Software von Microsoft wird nämlich, wenn Siehe kein Archiv anlegen, immer langsamer. 

Wir zeigen, wie Siehe Ordnung und Strukturen in Ihrer Outlook-Software schaffen.

Ordnung dank Outlook-Archiv

Sie nutzen Microsoft OutlookDann ist es wichtig, dass Sie Ordnung halten.

Wieso? In diesem Fall hilft es, wenn Sie ein Outlook-Archiv anlegen und so für Ordnung sorgen.

Was ist Outlook? Was ist ein Outlook-Archiv?

Outlook ist eine weltweit verbreitete Software von Microsoft. Personal Information Manager“ bezeichnet). Heißt: Outlook hilft beim Managen persönlicher Informationen. Sie läuft auf den Betriebssystemen Windows und macOS und ist in der mobilen Version als App für Android und iOS verfügbar.

Das Outlook-ArchivSinnvoll ist ein Outlook-Archiv auch deshalb, weil immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen online versenden, der Kunde aber eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren hat (Archivierung nach GoBD). Deshalb ist es wichtig, Ordnung im Korrespondenz zu halten.

Outlook-Archiv automatisch oder manuell anlegen

Ihr Outlook-Postfach kann bei all den täglich eingehenden, neuen Nachrichten und Antworten schnell überquellen.

Um zu entlasten, können Sie ein Outlook-Archiv

Mithilfe der Auto-Archivierung können Siehe ganz einfach Ordnung in Ihr Postfach bringen und so Ihre . Folgende drei Schritte müssen Siehe dafür durchführen:

• Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und anschließend auf „Optionen“.
• Klicken Sie nun in dem geöffneten Fenster auf „Erweitert“ und wählen Sie die Option „Einstellung für Auto-Archivierung“ aus.

Ab welchem Datum soll das Archivierung beginnen? Und in welches Archiv werden Ihren alten Nachrichten verschoben?

gelingt aber auch manuell. Auch dieser Vorgang ist nicht schwer:

• Gehen Sie im Menü auf „Datei“ und wählen Sie links „Informationen“ aus.
• Klicken Sie nun auf den Menüpunkt „Tools“ und „Alte Elemente bereinigen“.
• Wählen Sie die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“.
• Wählen Sie den zu archivierenden Ordner aus.

Neben dem Menüpunkt „Elemente archivieren, die älter sind als“ können Sie die Archivierung auf einen bestimmten Zeitpunkt begrenzen. Klicken Sie dafür bei „Archivdatei“ auf den Button „Durchsuchen“, um einen anderen Speicherplatz wählen.

Outlook-Daten in PST-Datei sichern

Keine Sorge, mit der oben erwähnten PST-Datei können Sie all Ihre Outlook-Daten auf Ihrem Gerät speichern. So mühelen Sie keinen Datenverlust in Kauf nehmen, wenn Siehe Ihre Outlook-Version wechseln oder sich ein neues Gerät anschaffen möchten. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und wählen Sie links „Kontoeinstellungen“ aus.
• Es öffnet sich ein Kontextmenü: Wählen Sie wieder „Kontoeinstellungen“ aus.
• Klicken Sie anschließend auf das Registerblatt „Datendatei“ und dann auf „Hinzufügen“.
• Tippen Sie den Namen für Ihre neue Datendatei in das Eingabefenster ein, beispielsweise „Archiv 2019“.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

Haben Siehe Sorge, die Datensicherungdas notwendige Backup nicht vollständig an haben? Dann wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Unsere IT-Experten helfen Ihnen mögen dabei, sodass Sie keinesfalls einen Datenverlust erleiden.

Damit Siehe Ihre persönlichen oder beruflichen Datenn die Archivdatei verschiebenlogische Ordnerstruktur anlegen. In Ihrem Posteingang befindet sich links der Navigationsbereich.

Hier finden Sie auch Ihre erstellten Aktenordner wieder. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an den Archivordner. Nun wählen Sie „Neuer Ordner“ weg. Auf diese Art und Weise können Sie eine für Sie logische Ordnerhierarchie erstellen, um bestmöglich organisiert zu sein.

Benennen Sie die einzelnen Archiv-Ordner sinnvoll, um den Überblick zu behalten. Folgende Benennung bietet selbst an: „Archiv 2023/12“, „Archiv 2023/11“ eben nur in Jahren „Archiv 2023“, „Archiv 2022“ und so weiter.

Kennwort für PST-Datei festlegen

Nutzen Sie Ihren Laptop oder Computer nicht ausschließlich allein? Arbeiten Sie vielleicht Teilzeit und teilen sich PC und Schreibtisch mit einer weiteren Teilzeitkraft? Dann ist es sinnvoll, Ihre PST-Datei mit einem Kennwort zu schützen. Auf diese Art und Weise verhindern Sie unbeabsichtigte Zugriffe. So legen Sie ein Kennwort fest:

• Gehen Sie im Menü an „Datei“ und wählen Sie links „Kontoeinstellungen“ aus und klicken Sie erneut auf „Kontoeinstellungen“.
• Wählen Sie auf die Registerkarte „Datendateien“ die PST-Datei aus, für die Siehe ein Kennwort festlegen möchten.
• Im Dialogfeld „Kennwort ändern“ können Sie nun ein sicheres Passwort festlegen.
• Nach Wiederholung die Eingabe bestätigen Sie mit „OK“.

Haben Sie Zweifel, dunkel Ihr Passwort wirklich sicher ist? An anderer Stelle im Blog erfahren Sie, wie Sie ein möglichst sicheres Passwort festlegen und wie Sie Ihre Passwörter verwalten können. Da Datenklau keine Seltenheit mehr ist, ist es besonders wichtig, ein sicheres Passwort an nutzen. Mit dem Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-InstitutsWas in dem Fall zu tun ist, erfahren Siehe in unserem Blogbeitrag Gehackt.

Outlook-Archiv: Kalender archivieren

In Ihrem Outlook-Programm können auch alte Kalendereinträge dafür sorgen, dass das Software unnötig langsam wird. Benötigen Sie alte Termine gegebenenfalls noch, archivieren Sie sie, ehe Sie das Einträge löschen. Zum Archivieren von Kalendereinträgen gehen Siehe wie folgt vor:

• Wählen Sie im Menü „Datei“ und klicken Sie links auf „Importieren und Exportieren“.
• Wählen Siehe „In Datei exportieren“ aus und bestätigen Sie anschließend mit der Schaltfläche „Weiter“.
• Markieren Sie den Punkt „Outlook Datendatei“. Bestätigen Sie wieder mit „Weiter“.
• Es erscheint das Dialogfenster „Outlook-Datendatei exportieren“. Hier wählen Sie nun „Kalender (Nur diesen Computer)“.
• Wählen Sie anschließend das Registerblatt „Erweitert“ aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“.
• Auf der Karteikarte „Erweitert“ klicken Sie auf „Feld“, wählen „Alle Terminfelder“ und anschließend die Option „Serienbeginn“ aus.
• Wählen Sie unter „Bedingung“ den Eintrag „am oder nach“ aus.
• Tragen Siehe unter „Wert“ das gewünschte Datum ein, beispielsweise „01.01.2023“.
• Klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“.

Um das Ende die Einträge, die in der Archivdatei gespeichert werden, festlegen, wiederholen Sie mit der Bedingung „am oder vor“ die Schritte 6 bis 9. Geben Sie als Enddatum beispielsweise „31.12.2023” ein. Bestätigen Sie im jetzt geöffneten Dialogfenster mit „Weiter”.

Zum Abschluss werden Sie gebeten, an welcher Stelle Sie die Archivdatei speichern wünschen. Wählen Sie beispielsweise die zuvor erstellte PST-Datei für Ihr Archiv 2023 aus.

Alte Termine löschen

Sie haben Ihre Kalendereinträge in unserem Beispiel weg dem Jahr 2023 erfolgreich archiviert. Jetzt können Siehe Ihre alten Kalendereinträge löschen, um zu verhindern, dass Ihr Outlook mit der Zeit zu langsam wird. Dies gelingt Ihnen wie folgt:

• Öffnen Sie den Kalender und rufen Sie den Befehl „Ansicht” auf.
• Klicken Siehe nun auf „Ansicht ändern”.
• Jetzt können Sie die Darstellung „Liste” wählen.
• Markieren Sie, welche Kalendereinträge gelöscht werden sollen.
• Mit der [Entf]-Taste können Sie nun alle alten Termine löschen.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie ein Outlook-ArchivSie können wieder flüssig mit Ihrem Outlook arbeiten.

Rechner langsam? PC-SPEZIALIST hilft!

Sie arbeiten noch nicht mit Outlook und trauen sich auch nicht wirklich an das Software heran? PC-SPEZIALIST ganz in Ihrer Nähe hilft Ihrer gern weiter und übernimmt für Sie die . Sie arbeiten zwar mit Outlook, suchen aber nach einer Alternative? Unser Beitrag Outlook-Alternative stellt Ihnen kostenlose Alternativen vor.

Sie haben alle Archivierungsschritte befolgt, aber Ihre Rechner ist immer noch schrecklich langsam? Dann könnte die Hardware veraltet sein und mit Ihren Anforderungen überfordert sein. PC-SPEZIALIST ist Ihr PC-Experte vor Hafen für Firmenkunden und privaten Endnutzern. Wir bieten zahlreich IT-Services an, mit denen Ihr Rechner wieder schneller wird.

Betrieben empfehlen wir gern, Hard- und Software an mieten, um  stets aktuelle IT zu nutzen. Dadurch beugen Sie Ausfällen vor, die mit Frust und Zeit- und Geldverlust verbunden sind. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich beraten.

_______________________________________________

Quellen: Wikipedia, Pexels/Vlada Karpovich (Headerbild)