Nutzungsentgelt firmenwagen werbungskosten

Sie können den geldwerten Vorteil entweder pauschal (sogenannte 1-%-Regelung) oder mit Hilfe eines Fahrtenbuchs für Ihren Geschäftswagen bzw. Dienstwagen ermitteln.

1-%-Regelung

Wenn Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mit der 1-%-Regelung ermitteln wollen, bleiben die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer bedeutungslos. Ohne Beachtung der Kfz-Kosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer wird stattdessen für die private Nutzung pauschal 1 % des Fahrzeuglistenpreises (der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzügl. Sonderausstattung einschließlich fest eingebautem Navigationsgerät) pro Monat als Arbeitslohn angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erst Tätigkeitsstätte erhöht sich der Betrag um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Bei doppelter Haushaltsführung kommen weiter einmal 0,002 % pro Heimfahrt und Entfernungskilometer zusätzlich, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Wird das Fahrzeug nur gelegentlich für Fahrten zwischen Wohnstätte und Arbeitsstätte genutzt, ist nicht mehr zwingend das Monatspauschale (0,03 %) anzusetzen.

Hierbei gelten folgende Grundregeln:

• Entweder Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer oder Monatspauschale (0,03 %) 
• Abstimmung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitnehmer:in
• Einmalige Wahl für Kalenderjahr, kein Wechsel der Verfahren zur Ermittlung des geldwerten Vorteils möglich
• Bei der Einkommensteueranmeldung ist eine andere Entscheidung möglich.

Tipp: Nur wenige monatliche Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Wurden z. B. wegen coronabedingter Tätigkeit im Homeoffice nur einzelne Fahrten zu ersten Tätigkeitsstätte tatsächlich durchgeführt, ist alternativ eine Einzelbewertung des Nutzungsvorteils möglich. Dann kann jede Fahrt mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungs-Kilometer, innerhalb eines Jahres begrenzt auf maximal 180 Tage, bewertet werden. Voraussetzung ist, dass Sie die einzelnen Tage ihrem Arbeitgeber schriftlich und konkret mit Datum mitteilen. Dann kann die oftmals günstigere Einzelbewertung mit 0,002 % schon beim Lohnsteuer-Abzug berücksichtigt werden.

Wird das Fahrzeug für die Fahrt zur Arbeitsplatz nur für eine Teilstrecke (z. B. bis zum Bahnhof; Park and Ride) benutzt, ist für das Berechnung des Sachbezugs nur von den tatsächlich zurückgeführten Entfernungs-Kilometern auszugehen. Dies gilt aber nur, wenn die Arbeitgeber das Kfz ausschließlich für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt hat und die Einhaltung der Regelung überwacht. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer für die übrige Teilstrecke die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels nachweisen (z. B. Jahres-Bahnfahrkarte), sonst wird die gesamte Entfernung zugrunde gelegt.

Obergrenze

Die pauschale Berechnung ist der Höhe nach an die Gesamtkosten, die für das genutzte Fahrzeug unangenehm sind, begrenzt. Da in diesem Fall dem:der Arbeitnehmer:in auch alle betrieblichen Fahrten zugerechnet werden, bietet selbst hier dringend die Berechnung mittels Fahrtenbuch an.

Fahrtenbuch

Alternativ können Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mithilfe eines Fahrtenbuchs ermitteln. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzhofs (BFH) muss ein Fahrtenbuch zu den beruflichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
• Reiseziel (genaue Adresse mittels Hausnummer) bzw. die genaue Reiseroute
• Reisezweck und den/die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner 
• Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Mehrere Teilabschnitte einer Reise können zu einer Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden.

Am Beginn und am Ende einer privaten Nutzung ist der Gesamtkilometerstand offenbaren. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch müssen zeitnah und in geschlossener Form ("Buch", keine Loseblattsammlung oder Ordner) geführt werden, und die zu erfassenden Fahrten sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhäng wiederzugeben. Alle Angaben und wesentliche Informationen müssen selbst aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Bei elektronischen Reisetagebüchern mit GPS reicht es aus, wenn der Gelegenheit der Fahrt innerhalb von sieben Tagen erfasst wird.

Praxis-Tipp: Keine Notizzettel! Machen Sie Ihre Eintragungen direkt in Ihr Fahrtenbuch und verzichten Sie auf Notizzettel. Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs müssen Sie den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode berechnen. Die Finanzämter prüfen insbesondere, ob das Fahrtenbuch zeitnah geführt und die Fahrtanlass (privat/beruflich) zutreffend erfasst wurde. Bei handschriftlich geführten und nicht GPS-basierten elektronischen Fahrtenbüchern wird auch an die Vollständigkeit der Eintragungen (insbesondere Tank- und Werkstattfahrten) und Unstimmigkeiten bei den Anfangs- und Endkilometerständen geachtet.

Einzelne selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (z. B. einzelne Treibstoffkosten, Garagenmiete) mindern den geldwerten Vorteil und können als Werbekosten berücksichtigt werden. Die Frage, ob freiwillige Leistungen der:des Arbeitnehmer:in, z. B. die Nutzung der privaten Garage, an einer Minderung des geldwerten Vorteils (um die Garagenkosten) führen, wird gerade in einem Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof geklärt (Az. VIII R 29/20). Eine eventuelle Minderung erfolgt sowohl bei Anwendung der 1 %-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode.

Bei der Fahrtenbuchmethode gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen ist es zulässig, die eigen getragenen Kosten nicht in die Gesamtkosten einzubeziehen mittels der Folge, dass sich der individuelle km-Satz (für die Privatfahrten) verringert. Es wird jedoch auch nicht beanstandet, wenn die Kosten einbezogen (höherer km-Satz) und dann in voller Höhe vom Privatanteil abgezogen werden. Dann müssen Sie allerdings die Originalbelege, die Aufstellung die Gesamtfahrleistung des Kfz sowie die vom Arbeitgeber berechneten geldwerten Vorteile vorlegen können.

Praxis-Tipp: Abschreibung Die Abschreibung müssen nicht unbedingt mit den AfA-Sätzen angesetzt werden, das bei der Gewinnermittlung Gültigkeit haben. Vielmehr ist im Regelfall von einer AfA für Pkw von 12,5 % jährlich auszugehen.

Der private Anteil wird folgendermaßen berechnet:

Beispiel: Berechnung der Gesamtkosten Gesamtfahrleistung × private Fahrleistung klang Fahrtenbuch

Die private Fahrleistung umfasst auch die Fahrten zwischenraum Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (wobei die Entfernungspauschale gegenzurechnen ist) sowie die Fahrstrecke, die im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zurückgelegt wird, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Beispiel: Berechnung des NutzungswertsArbeitnehmer:in A verwendet einen Dienstwagen (Listenpreis 35.000 EUR), den der Arbeitnehmer für 25.000 EUR erworben hat. Die Gesamtkosten (inkl. AfA) für das Kfz betrugen 15.000 EUR bei einer Fahrleistung von 50.000 km. Neben der privaten Nutzung (8.000 km) hat A während einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung wöchentlich 2 Familienheimfahrten (40 Reisen, Entfernung 220 km) absolviert. An 230 Tagen führte A jeweils 10 km zur Arbeitsstätte.