Was macht eine hausverwaltung

Haus- oder Mietverwaltung betrift jeden Vermieter

Vermieten Eigentümer ihre Immobilie, gehen damit bestimmte Pflichten und Aufgaben einher. Punkte wie die Kontrolle der Mietzahlungen, die Erstellung die Betriebskostenabrechnungen sowie auch das Aufsetzen von Mietverträgen, das Korrespondenz mit den Mietern oder die Instandhaltung die Mietsache stellen nur einige dieser Aufgaben dar. Eine vermietete Immobilie muss also auch entsprechend verwaltet werden. Ob Vermieter dies selbst übernehmen oder die Hausverwaltung an andere übertragen, bleibt ihnen überlassen.

Was zu den wichtigsten Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung zählt, darauf Vermieter als Verwalter achten müssen und welche Kosten bei einer Objektverwaltung anfallen können, betrachten wir im nachfolgenden Ratgeber näher.

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Weitere Ratgeber im Zusammenhang mit der Hausverwaltung

→ Miete→ Mieterhöhung→ Mietvertrag→ Nebenkosten→ Wohnungsübergabe→ Übergabeprotokoll

Aufgaben der Hausverwaltung: Kaufmännisch und technisch verschlagen sein

Eine Hausverwaltung gilt als Teil der Immobilienwirtschaft und fungiert als Schnittstelle zwischen Vermieter und Mieter. Uber eine solche Hausverwaltung wird in der Regel Wohnmietraum in Form von Wohnungen, Wohnanlagen, Häusern oder Eigentumsapartments betreut, weshalb diese Form der Immobilienverwaltung oft auch als Wohnungsverwaltung oder Mietverwaltung bezeichnet wird. Bei einer Immobilien- oder Objektverwaltung sind dann auch Gewerbemietfläche mitberücksichtigt. 

Zur Betreuung der Wohneinheiten zählen neben kaufmännischen Aufgaben auch die technische Verwaltung, was oft dazu führt, dass eine Hausverwaltung mit einem Hausmeister gleichgesetzt wird. Allerdings ist dieser in der Regel ein Angestellter die Verwaltung oder einer externen beauftragten Firma, welche das Hausmeisteraufgaben übernimmt. Die Hausverwaltung an sich ist eine administrative Tätigkeit, die vom Eigentümer bzw. Vermieter selbst ausgeführt werden kann oder von diesem an Dritter übertragen wird.

Wichtig ist bei einer Hausverwaltung, dass Vermieter bzw. Verwalter nicht nur ihre eigenen Interessen wahren, sondern auch die aktuelle Gesetzeslage kennen und Vorgaben umsetzen. Sie sind zudem dafür verantwortlich, dass das vertragsgerechte Nutzung der Mietsache möglich ist und so erfolgt. Im gewerblichen Mietbereich hat sich die Untergliederung in Property Management (kaufmännische Verwaltung) und Facility Management (technische Verwaltung) schon seit Längerem durchgesetzt. Aber auch im Wohnmietbereich ist diese Unterteilung der Verwaltungsaufgaben nicht mehr selten. Bei einer Hausverwaltung, egal ob durch den Eigentümer selbst oder durch Dritte müssen beide Gebiete abgedeckt sein.

Kaufmännische Aufgaben bei einer Wohnungsverwaltung

Gesetzlich ist nicht bestimmt, welche Aufgaben in den Bereich die Hausverwaltung fallen. Diese ergeben sich eher aus den Notwendigkeiten, die eine Verwaltung von Mietsachen mit selbst bringen. Und aus den vertraglichen Vereinbarungen, wenn Besitzer die Objektverwaltung an Dritte abgeben. Im Verwaltervertrag ist üblicherweise immer festgehalten, welche Bereiche durch die äußere Hausverwaltung betreut werden und ob einige Aufgaben beim Eigentümer verbleiben. Neben der Kommunikation mit den Mietern übernimmt eine Hausverwaltung auch kaufmännische Tätigkeiten.

Zu diesen kaufmännischen Aufgaben einer Hausverwaltung gehören in der Regel folgende Punkte:

• Organisation von Inseraten
• Organisation von Besichtigungen 
• Aufsetzen von Mietverträgen und Vertragszusätzen
• Kontrolle und Buchung der Mieteinnahmen
• Mieterhöhungen bzw. Anpassung klang Vertrag
• Prüfung von Mietminderungen
• Einfordern von Außenständen
• Erstellen von Mahnungen
• Erstellen die Betriebskostenabrechnung zu den gesetzlichen Fristen
• Bezahlen von Rechnungen im Zusammenhang mit dem verwalteten Objekt
• Versorgungsdienstleister beauftragen (Wasser, Strom, Abfall usw.)
• Buchhaltung, Führung von Mieterakten

Bei einer Hausverwaltung mühelen demnach sowohl die Interessen der Vermieter berücksichtigt als auch die Pflichten dieser gegenüber den Mietern einhalten. Beide spielen dann natürlich auch im technischen Bereich der Verwaltung eine Rolle. 

Hausverwaltung: Auch technische Aufgaben gehören dazu

Zum technischen Bereich einer Hausverwaltung gehören zum Beispiel die Beauftragung und Koordination von notwendigen Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten am Objekt bzw. in den Mieteinheiten die Mieter. Denn gemäß § 535 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Vermieter verpflichtet, den vertragsgerechten Gebrauch der Mietobjekt zu gewährleisten. Als Vermietervertreter muss die Hausverwaltung diesen Pflichten entsprechend nachkommen.

Sind hierfür Instandhaltungen, Wartungen oder auch Modernisierungen notwendig, obliegt es der Hausverwaltung, diese zu organisieren. Ist dafür der Zutritt zu den verpachteten Räumen notwendig, darf dies nur in Absprache mittels den Mietern geschehen. Gleiches gilt übrigens auch, wenn eine Besichtigung ansteht. Mieter müssen bestimmte Begehungen und Termine hinnehmen, aber ein Betreten der Mietsache durch die Hausverwaltung oder den Vermieter ohne Einverständnis die Mieter ist nicht zulässig.

Zu den technischen Aufgabenbereichen gehören unter anderem auch die Kontrolle sämtlicher Anlagen und technischen Einrichtungen im Objekt. Die Hausverwaltung muss also sicherstellen, dass Heizungen, Wasserversorgung, Strom, Aufzüge oder auch Klingelanlagen einwandfrei funktionieren. Tun sie dies nicht und sorgt eine Hausverwaltung nicht für die Beseitigung dieser Mängel, kann dies gemäß §§ 336 ff BGB als Grundlage für eine Mietminderung dienen.

Auch die Überprüfung der im Objekt tätigen Dienstleister wie Hausmeister, Reinigungsmittel oder Gärtner liegt in der Verantwortung der Hausverwaltung. Darüber hinaus fallen Wohnungsabnahmen bei Auszug bzw. Wohnungsübergaben bei Einzug ebenfalls in diesen Aufgabenbereich. 

Für die Übergaben sollten dann auch immer ein Protokoll angefertigt werden, welches zu den jeweiligen Mieterakten zu sortieren ist und gegebenenfalls als Grundlage für Ansprüche dienen kann. Wie ein solches Protokoll aussehen kann, zeigt unsere Vorlage, die Sie sich kostenlos herunterladen können.

Eigentümer als Hausverwalter: Was ist hier wichtig?

Sind Eigentümer auch gleichzeitig Verwalter und übernehmen die private Hausverwaltung eigen, gelten im Prinzip die gleichen Regelungen und Voraussetzungen wie bei einer Verwaltung durch Dritte. Der Besitzer muss allerdings alle verwalterischen Aufgaben (kaufmännisch und technisch) selbst erledigen und sich dabei an die rechtlichen Vorgaben halten.

Erstellen sie beispielsweise im Rahmen der Hausverwaltung eine Nebenkostenabrechnung, müssen auch Eigentümer darauf achten, dass diese korrekt und innerhalb der gesetzlichen Fristen erzielt. Hier ist unter anderem wichtig, was als Nebenkosten überhaupt auf die Mieter umgelegt werden darf. Gesetzlich ist dies in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert. Die wichtige Frist für eine solche Abrechnung sind 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Verfehlen Eigentümer diesen, können sie keine Forderungen mehr geltend machen und bleiben eventuell auf den Nachzahlungen sitzen. Gleiches gilt übrigens auch für eine Hausverwaltung durch Dritte.

Wichtig ist zudem, dass eine Abrechnung nur dann erstellt und Nachzahlungen gefordert werden können, wenn das im Mietvertrag auch vereinbart ist. Wurden beispielsweise Pauschalsummen bestimmt, können Vermieter keine Nachzahlung verlangen.

Ist der Besitzer gleichzeitig auch die Hausverwaltung, muss er selbst darauf achten, dass die Hausordnung bzw. die Bestimmungen des Mietvertrags eingehalten werden. Beschweren sich Mieter, muss er diesen Beschwerden nachgehen und für die Beseitigung die Mängel sorgen. Das bedeutet dann auch, die Beauftragung von Handwerkern oder Fachfirmen zu organisieren und Termine mit den Mietern zu vereinbaren.

Welche Aufgaben Eigentümer eigen übernehmen wollen und welche sie abgegeben wollen, verpflichtet ihrer eigenen Entscheidung. Wollen Sie Dritte beauftragen, kann die nachfolgende Checkliste dabei helfen, die Aufgabenverteilung für den notwendigen Verwaltervertrag zu entscheiden.

Was bedeutet es, eine Hausverwaltung zu beauftragen?

Geben Besitzer die komplette Hausverwaltung an spezialisierte Personen oder Unternehmen ab, sollten sie zunächst sicherstellen, dass diese zur Ausübung der Tätigkeiten berechtigt sind. Theoretisch kann jed Hausverwalter werden, allerdings muss seit 2018 gemäß § 34c der Gewerbeordnung eine Erlaubnis zur Berufsausübung vorliegen. Um eine solche Erlaubnis zu erhalten, ist die zuständigen Behörde:

• ein Nachweis über die Vermögensverhältnisse sowie über
• einen angemeldeten Gewerbebetrieb und
• ein Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen.

Des Weiteren ist die Teilnahme an einer Berufsfortbildung von mindestens 20 Stunden innerhalb von drei Jahren nachzuweisen. Neben den eigentlichen Angeboten der Hausverwaltungen sollte also auch eine Erlaubnis vorhanden sein. Welche Aufgaben dann im Einzelnen übertragen werden und welche Vollmachten dafür notwendig sind, muss im Verwaltervertrag definiert sein.

Ohne bestimmte Vollmachten dürfen Hausverwalter einige Aufgaben im Namen des Eigentümers nicht übernehmen, so beispielsweise das Einfordern die Miete, das Durchführen von Mieterhöhungen oder die Beauftragung von Unternehmen für die Instandhaltung.

Oftmals beschränkt sich die Tätigkeitsbereich einer Hausverwaltung auf einen regionalen Radius, damit Eigentümer, die Immobilien in verschiedenen Regionen besitzen, mehrere Firmen beauftragen müssen. Überregional tätige Unternehmen sind verhältnismäßig selten. Ein Vergleich der Angebote ist in jedem Fall empfehlenswert, vor allem wenn es um das Angebotsbreite, die Kosten und die Vertragsdauer geht.

Eigentümer sollten auf eine langfristige Kooperation achten, denn das Wechseln eine Hausverwaltung bringt in der Regel einen enormen Aufwand mit sich. Zudem kann ein Unternehmen selbst bei einer langfristigen Zusammenarbeit der betreffenden Immobilie besser annehmen und notwendige Maßnahmen vorausschauend planen bzw. mittels dem Eigentümer absprechen. 

Achten Sie zudem darauf, dass eine entsprechende Versicherung aufseiten des Unternehmens bzw. des Hausverwalters vorhanden ist. Ein Nachweis des Versicherungsschutzes sollte Komponente der Vertragsunterlagen sein und vom Eigentümer auch gefordert werden. Unterlaufen Verwaltern Fehler, sollte der Schutz möglichen Schäden oder Schadensersatzansprüche abdecken können. Denn ansonsten kann es passieren, dass Eigentümer für diese aufkommen müssen.

Hausverwaltung: Mit diesen Kosten ist zu rechnen

Bei einer Hausverwaltung ist in der Regel immer mit Kosten an rechnen – egal ob der Eigentümer dies eigen übernimmt oder jemanden dafür beauftragt. Um einen Überblick über die verwalterischen Aufgaben und Buchungen zu beibehalten, nützen Eigentümer und auch externe Hausverwaltungen bestimmte Programme. Oftmals sind die Grundfunktionen dieser kostenlos verfügbar, wollen Verwalter allerdings mehrere Aufgaben darüber erledigen, kann das meist in den kostenpflichtigen Bereich fallen.

Hierbei ist es nicht selten, dass pro Mieteinheit und pro Monatlich abgerechnet wird. Es kann sich allerdings auch um einen pauschalen Jahrespreis handeln. Durchschnittlich sollten Kosten von 4 Euro pro Einheit und Monat oder 400 bis 500 Euro pro Jahr kalkuliert werden. Diese Beträge dürfen nicht im Rahmen der Nebenkosten an Mieter umgelegt werden.

Liegt die Hausverwaltung bei einem externen Anbieter, wird dieser je nach Vertrag, Größe und Lage der Mieteinheit bezahlt. Eine Hausverwaltung bietet im Prinzip eine Dienstleistung an, die vom Eigentümer entsprechend vergütet wird.

Üblich ist, dass ein fester Betrag pro Wohneinheit und Monat vereinbart wird. Aber auch einer prozentualer Anteil ist hier möglich. Wichtig ist, dass die Hausverwaltung im Rahmen der kaufmännischen Tätigkeit auch eine Abrechnung für den Eigentümer erstellt, sodass dieser einen Überblick über die Kosten und ausgeführten Tätigkeiten erhält.

Eine gesetzliche Vorgabe oder eine Gebührenordnung für Hausmeister gibt es nicht. Die Preise sind also in der Regel frei verhandelbar. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Kosten für die Hausverwaltung bei Wohnungen niedriger ausfallen als bei Gewerbeeinheiten. Durchschnittlich sollten Eigentümer mit folgenden Aufwendungen rechnen:

• 15 bis 30 Euro pro Monat und Einheit
• 3 bis 10 Euro pro Monat für Garage oder Stellplatz
• Stundenlohn für Tätigkeiten, das Anwesenheit des Verwalters/Mitarbeiters erfordern (etwa 60 Euro/Stunde)

Quellen und weiterführende Links

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